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Identificación por

Radiofrecuencia(RFID).



Automatice el Seguimiento de Archivos y Carpetas, Registros y Pruebas

Ya sean archivos, carpetas, registros, historias clínicas, libros, fotos, cintas, CD y DVD o elementos probatorios, en muchas industrias, de una forma y otra, los soportes físicos son fundamentales para las actividades cotidianas. La información atraviesa una serie de etapas de recopilación, recuperación, consulta, archivado y traslado de un lugar a otro para ser objeto de distintos tipos de procesamiento. Algunos de estos registros físicos, como las pruebas judiciales, los registros financieros o las historias clínicas, exigen un seguimiento exhaustivo a fin de cumplir con la cadena de custodia o los requerimientos de privacidad. Los activos almacenados temporalmente en el lugar incorrecto pueden generar un gran problema, puesto que para ubicarlos, su personal deberá dedicar horas de trabajo, lo cual afectará la productividad. La situación es aún más grave si se analiza el riesgo de responsabilidad al que se expondría su organización en caso de robo, extravío o manipulación de archivos críticos.

Cuando los procesos de archivado recomendados y los sistemas de control de salida basados en la confianza no son suficientes, las ofertas de RFID son una respuesta práctica y accesible. Una solución de seguimiento de archivos RFID permite automatizar el seguimiento de archivos, ya que ofrece procesos ágiles de inventario y ubicación, control de acceso basado en reglas e informes completos de cumplimiento. Con la tecnología RFID, usted puede evitar casi por completo la pérdida de archivos, auditar y documentar cabalmente el acceso a los documentos y la cadena de custodia, y mejorar la productividad de cada miembro del personal que se ocupe de manipular archivos críticos.

Solución: Seguimiento de Archivos Basado en RFID

Al utilizar la tecnología RFID, usted puede automatizar por completo los procesos de seguimiento y ubicación de los documentos y archivos físicos, que incluyen la autorización del acceso, el registro de entradas y salidas, el recuento de inventario y todos los informes asociados. El proceso de automatización con una precisión de prácticamente el 100% significa que la cooperación por parte de los individuos que utilizan sus archivos ya no será un problema. Si un documento etiquetado está dentro del alcance de un lector, será posible capturar sus datos.

En la imagen precedente, se detalla cómo funciona el seguimiento de archivos RFID dentro de una organización. El proceso comienza cuando se recibe un documento crítico. El archivo ingresa en el sistema de seguimiento de activos RFID mediante la adición de una etiqueta RFID pasiva de UHF en el registro. Las etiquetas RFID suelen ser pequeños rótulos autoadhesivos que se aplican fácilmente en archivos y carpetas, registros y pruebas. A continuación, utilizando un lector RFID de mano o manos libres, elartículo etiquetado se ingresa en el inventario y se lo incorpora a la base de datos de administración de activos.

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