Servidor OnBase SAP™ R/3®

Para administrar efectivamente los documentos en la empresa y facilitar los procesos comerciales, los usuarios tendrán acceso a la información relevante cuando y donde lo necesiten. Servidor OnBase SAP™ R/3® integra perfectamente los procesos de archivar y recuperar del SAP™ R/3® y el sistema OnBase IDM. Al permitir a todos los usuarios de R/3 disponer de cualquier documento R/3 desde el escritorio, Servidor OnBase SAP™ R/3® evita el largo y costoso proceso de entregar, copiar y archivar documentos.

Servidor OnBase SAP™ R/3®, integrado con la interfase SAP ArchiveLink™ para sistemas de archivos, es una aplicación multitarea de 32 bits diseñada para estaciones de trabajo o servidores Windows NT que proporciona un nivel de comunicaciones entre SAP™ R/3® y el sistema de gestión integrada de documentos OnBase. SAP certifica a Hyland Software como colaborador de software complementario.

SAP ArchiveLink™ es un componente de software de SAP™ R/3® que vincula sistemas de documentos y archivos ópticos con las soluciones de software de SAP™ R/3®. Es una interfase de aplicación cruzada que proporciona las aplicaciones comerciales de R/3 con funciones de archivo. Técnicamente la interfase se basa en RFC (Remote Function Call, llamada de función remota) de SAP y admite las siguientes funciones:
Archivar y ver documentos digitalizados
Gestionar el flujo de trabajo con vistas al futuro
Archivar, mostrar y recuperar listas de impresión, documentos salientes y datos de archivo de SAP

OnBase, que admite SAP™R/3® 3.1 y 4.0, archiva los objetos proporcionados por R/3® (por ejemplo, listas de impresión, documentos salientes, datos de archivo) como un solo tipo de documento OnBase y un identificador de documento proporcionado por R/3® para la creación de índices. Para referirse al objeto de archivo concreto, OnBase Archive Server for SAP™ R/3®, a su vez, transfiere un identificador único de documento a la aplicación de software de R/3® que se almacena con el resto de los atributos en R/3®. ArchiveLink maneja toda la comunicación con el sistema de archivos, con lo que ahorra el gasto que supone una programación personalizada.

Aplicación

Servidor OnBase SAP™ R/3® es un repositorio de documentos de apoyo que almacena y proporciona información a petición de R/3®. Servidor OnBase SAP™ R/3® se encuentra en la misma ubicación que OnBase y hace de corredor entre dos aplicaciones, administrando todas las solicitudes de SAP ArchiveLink. Además, los usuarios de SAP™ R/3® y OnBase pueden utilizar ambas soluciones en la empresa simultáneamente, sacando así el máximo provecho de estos repositorios de datos.

Puesto que SAP™ controla la aplicación, todos los documentos y la información entran a través de SAP™. Los usuarios de SAP™ archivan y recuperan documentos del software de SAP™ R/3® con la interfase de SAP™. Las demás estaciones de trabajo y aplicaciones comerciales pueden seguir empleando la funcionalidad de la gestión de documentos que ofrece OnBase.

Si un usuario solicita ver un documento, la solicitud se envía de la aplicación de SAP™ R/3® a la interfase ArchiveLing encargada de administrarla. La petición de información se envía a Servidor OnBase SAP™ R/3®, que recupera la información de OnBase empleando el identificado único de documento de cada uno de los documentos almacenados en OnBase. A continuación, el usuario de SAP™ recibe la información solicitada SAP™ para que que la vea, así como otras funciones que ofrecen las aplicaciones R/3®.

Para archivar documentos se sigue el proceso contrario. Cuando un usuario de SAP™ archiva un documento, ArchiveLink gestiona la petición y transmite la petición de información a Servidor OnBase SAP™ R/3®. OnBase almacena el documento en el repositorio de OnBase con un identificador de documento único, donde se encuentra disponible para cuando un usuario de SAP™ desee recuperarlo en un futuro.

En circunstancias normales, OnBase puede archivar documentos seleccionados creados con SAP™ R/3® y, al mismo tiempo, administrar y permitir el acceso para recuperar otros documentos, como faxes, mensajes de correo electrónico y documentos de aplicación. Es posible incluso que los clientes de SAP™ deseen utilizar otros módulos de OnBase, como Digitalización de Documentos y COLD, en circunstancias en las que las facturas o informes se almacenen mejor en lotes en OnBase.
Debido a que la solución SAP™ está personalizada para satisfacer las necesidades empresariales del cliente, se pueden agregar botones de procesamiento y recuperación concreta de OnBase en las pantallas de la estación de trabajo de SAP™ R/3®, con lo que se puede tener acceso de manera más directa a los documentos relacionados con datos específicos.

Funciones principales

• Aumentar la producitividad de los profesionales activando las aplicaciones de software R/3® en los documentos.
  
  
• Archivar todos los objetos de R/3®, como faxes, documentos generados con SAP™.
  
  
• Mejorar el servicio al cliente al eliminar las búsquedas y envío de documentos manuales que tanto tiempo requieren.
  
  
• Aumentar el rendimiento de la base de datos del sistema R/3® al archivar datos en el sistema OnBase IDM.
  
  
• Mejorar la disponibilidad de documentos al hacer que estén disponibles en cualquier escritorio de SAP™
  
  
• Mejorar la gestión de informes al eliminar el lento proceso de imprimir y distribuir.
  
  
• Minimizar la puesta en funcionamiento y los costes que supone la integración con otro software de gestión de documentos.
  
  
• Asegurar la seguridad e integridad de datos al no permitir acceder a ellos sin autorización.
  
  
• Permitir archivar documentos y acceder a ellos con un mayor rendimiento.