Ya que OnBase es un sistema completamente integrado, todas las funciones administrativas y de procesamiento también se inician desde OnBase Client. La mayor parte del procesamiento se activa mediante la compra de los módulos específicos de OnBase como por ejemplo, OnBase COLD , OnBase Document Imaging para documentos explorados y OnBase EDM Services para archivos de aplicación. Algunas funciones de procesamiento se utilizan con muchos módulos de OnBase, y son por tanto funciones estándar de OnBase Client.

La función de gestión de información (Import Manager) permite al usuario incluir un solo documento en el sistema OnBase almacenándolo automáticamente en un grupo de discos permanente. También se puede incluir un documento en el sistema desde el Administrador de archivos o desde Windows Explorer a través de arrastrar y soltar. Esta uniformidad hace que el sistema completo resulte extremadamente fácil de utilizar, a la vez que proporciona unas ventajas de funcionamiento únicas como por ejemplo, las referencias cruzadas o, lo que es lo mismo, la posibilidad de hacer doble clic en cualquier documento y visualizar inmediatamente toda la información relacionada, independientemente del tipo de datos de que se trate.

La cola del programador (Scheduler Queue) permite al usuario configurar la ejecución de procesamiento para un formato o trabajo concreto en cualquier momento. Los procesos programados se ejecutan generalmente por la noche y en estaciones de trabajo que no son vigiladas.

El establecimiento del proceso (Process Tuning) permite al usuario ajustar los parámetros del proceso de un trabajo concreto. Al establecer los parámetros del equipo de procesamiento, OnBase acelerará sorprendentemente el procesamiento en los sitios de gran volumen. Por ejemplo, un trabajo que tardó anteriormente tres horas en procesarse, podría tardar cuarenta minutos tras establecer los parámetros.

El gestor de relleno automático (Auto-fill Manager) permite al usuario configurar conjuntos de palabras clave, es decir, un grupo de tipos de palabras clave cuya referencia es el valor único de uno de los tipos de palabras clave del documento actual. El uso de conjuntos de palabras clave reduce enormemente el tiempo que se tarda en indexar documentos manualmente.
La gestión de discos (Platter Management) permite al usuario realizar tareas administrativas tales como copiar, mover, analizar y realizar copias de seguridad de los discos que componen el grupo de discos.

Borrar permite al usuario transferir ciertos documentos de imagen y texto desde OnBase Client hasta la papelera. Los documentos de la papelera no se borrarán por completo del sistema hasta que el administrador del sistema los purgue.
Crear informe de lista (Create List Report) crea un informe físico en el que se enumera el criterio de búsqueda de texto interno, los resultados de la búsqueda y, según la configuración, las líneas de texto de identificación adicionales que hay por encima o por debajo de cada ocurrencia de la cadena de búsqueda.

Ver usuarios actuales (View Current Users) permite a los usuarios que tengan los derechos específicos ver qué usuarios y en qué estaciones de trabajo están conectados a cualquiera de los módulos de OnBase. Los usuarios con derechos específicos pueden desconectar una conexión simultánea con licencia o cualquier otra conexión. Las conexiones simultáneas a al Cliente sólo permitirán que haya un número fijo de personas conectadas a la base de datos al mismo tiempo.

Registro en la base de datos (Workstation Registration) permite a los usuarios que tengan los permisos necesarios registrar productos para estaciones de trabajo individuales. Esta función también permite eliminar derechos de producto de una estación de trabajo concreta.

Ver informes diarios (View Daily Reports) permite a los usuarios que tengan los derechos necesarios ver los informes de verificación generados durante cierto período de tiempo. Los informes de verificación, generados cuando los archivos se procesan a través de COLD, detallan el número de documentos procesados, el número de documentos no encontrados, el tiempo de procesamiento y los errores o advertencias que se encuentran (por ejemplo, el tipo de palabra clave no válido).
Propiedades de archivos (File Properties) asegura la integridad al permitir a los administradores del sistema identificar las propiedades de los archivos como ubicación, tamaño y lote de procesos.