Qué es OnBase Modulos Onbase » El Cliente OnBase » Módulos de ingreso al sistema » Módulos de recuperación y administración » Módulos de salida y distribución

El servidor de suscripción de OnBase (OnBase Subscription Server) permite a las empresas aprovechar las herramientas de correo electrónico de Internet para uso interno, así como administrar de forma efectiva el correo electrónico entrante. De esta forma, los procesos comerciales se concentran en torno a la integración Web, lo que permite a las empresas ocupar una posición ventajosa en las relaciones comerciales que se llevan a cabo en Internet entre empresas. OnBase admite la recepción de correo y documentos adjuntos procedentes de sistemas de correo electrónico compatibles con MAPI como, por ejemplo, Microsoft Exchange. OnBase Subscription Server indexa y almacena de forma automática los correos electrónicos y los archivos adjuntos como documentos del sistema OnBase.

OnBase Subscription Server captura de forma automática mensajes de correo electrónico y documentos adjuntos en función de características tales como el remitente, destinatario, CC, BCC, asunto, fecha, ID del mensaje, ruta de retorno y número de documentos adjuntos. OnBase Subscription Server indexa y almacena de forma automática los mensajes de correo electrónico y los documentos adjuntos correspondientes. El registro de mensajes del servidor de suscripción permite monitorear en tiempo real los mensajes que se archivan en OnBase. Dicho registro muestra el número de mensajes archivados, el número de documentos adjuntos y los errores encontrados durante esa ejecución.

El servidor de suscripción se integra perfectamente con OnBase Workflow, lo que permite la distribución electrónica de documentos y la agilización de las operaciones comerciales. OnBase Workflow garantiza que los documentos se envíen de una forma estandarizada, controlada y rápida. Si se integra con OnBase Web Server, los usuarios de toda la empresa podrán disponer de las ventajas de OnBase Workflow a través de Internet/Intranet.

Aplicación

El servidor de suscripción se configura y ejecuta desde el Cliente OnBase. Consta del tipo de documento que se utiliza para archivar el correo electrónico, del tipo de documento con el que se archiva cualquier documento adjunto asociado al mensaje, así como de los criterios o reglas que debe cumplir el mensaje de correo electrónico para que se incluya en una determinada suscripción. Las reglas para cada suscripción se establecen en una única pantalla en la que el mouse es completamente funcional. Es posible visualizar el estado del correo entrante a medida que llega mediante el registro de mensajes del servidor de suscripción. Los mensajes de correo que no cumplan los requisitos establecidos en una regla se ubicarán en una carpeta del sistema para proceder a su identificación manual.

En el caso de un departamento de recursos humanos que decida que sus empleados potenciales han de enviar sus cartas de presentación y currículos a través del sitio Web de la empresa, es posible configurar OnBase Subscription Server para que capture todos los mensajes de correo electrónico que se envíen. El tipo de documento con el que se almacenarán los mensajes de correo electrónico será "HR Resume E-mail" y el de los currículos adjuntos será "HR Resumes". Ampliando las funciones de OnBase aún más, todos los documentos de tipo HR Resumes podrían configurarse para incluirlos en OnBase Workflow, lo que permitiría distribuir de forma automática estos currículos entre el personal de recursos humanos correspondiente para someterlos a su consideración.

La potente utilidad para crear referencias cruzadas mantiene los vínculos entre mensajes de correo electrónico, documentos adjuntos y cualquier otro documento que se pudiera crear como parte del proceso de selección de personal. Por lo tanto, si se completa una solicitud o se extiende una carta de aceptación, estos documentos pueden vincularse fácilmente al currículo correspondiente. Una vez almacenados los documentos en OnBase, es posible almacenar los currículos con palabras clave descriptivas. De esta forma, cuando se produzcan nuevas necesidades de contratación, será posible tener acceso a los currículos almacenados para buscar determinadas características que se ajusten a los criterios de selección deseados.

Funciones principales