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El módulo Indexación de Texto Completo de OnBase permite realizar búsquedas avanzadas de palabras o frases que se encuentran en los documentos almacenados en OnBase. Esta potente herramienta de búsqueda se encuentra integrada en el modelo de seguridad de OnBase, lo que permite el acceso a catálogos de texto completo únicamente a los usuarios con privilegios suficientes.

Se realizan búsquedas de palabras o frases en los documentos COLD o en la versión en texto de documentos de imágenes (imágenes procesadas con el OCR), así como algunos documentos de aplicaciones de otros fabricantes, como Microsoft Word y Adobe PDF. Si los documentos se procesan con el sistema de OnBase, se envían a Microsoft Index Server, que realiza la función de texto completo y almacena las versiones de texto completo de los documentos que se encuentran en los catálogos de Index Server. Los catálogos de Microsoft Index Server son repositorios que se pueden configurar para que almacenen información de texto completo, normalmente agrupada por temas. Aunque las versiones de texto completo de los documentos se encuentren en los catálogos de Index Server, los usuarios podrán buscar palabras y frases con la interfase de Cliente OnBase. Estas búsquedas son notablemente más rápidas que las búsquedas de texto normales y permiten encontrar rápidamente la ocurrencia de una palabra concreta en un amplio conjunto de documentos.

La integración de OnBase y Microsoft Index Server gira en torno a la correlación entre los diferentes tipos de documentos de OnBase y los catálogos de Index Server. En el proceso de configuración se le asigna un catálogo a cada tipo de documento. Esto significa que cada vez que un documento de ese tipo entra en el sistema, OnBase crea automáticamente una versión de texto completo del documento y la almacenará en el catálogo correspondiente.

Aplicación

El usuario comienza con el cuadro de diálogo Recuperación de documentos en el Cliente. Los catálogos se almacenan en la sección de recuperación del grupo de tipos de documento. Cuando un usuario seleccione un catálogo, se mostrarán los tipos de documentos asociados a éste. Los usuarios pueden buscar en todos los tipos de documentos del catálogo o bien seleccionar los tipos de documentos en los que desean buscar. También pueden introducir palabras clave para restringir la búsqueda, si es aplicable a los tipos de documentos seleccionados. A continuación deberán introducir la palabra o frase que desean buscar. En este momento, los usuarios disponen de varias opciones:

Realizar una búsqueda estándar de una palabra.
Realizar una búsqueda con "Cerca". Buscará dos palabras que se encuentren muy cerca la una de la otra.
Realizar una búsqueda con uno de los siguientes operadores: Y, O, NO.
Realizar una búsqueda de formas de una palabra concreta. Por ejemplo, si se buscan formas de la palabra "ver", el resultado sería palabras como "ver", "viendo" y "vio".
Realizar una búsqueda de texto libre de una frase que utilice automáticamente el operador "O" y la función Formas de ("Forms of").
Realizar una búsqueda con comodín, usando el asterisco (*). Por ejemplo, si se realiza una búsqueda con "re*", el resultado será palabras como "recurso", "renuncia", "restaurar", etc.

El usuario recibirá el conjunto de documentos que cumplen el criterio de la cadena de búsqueda de texto completo. El usuario podrá ver los resultados de la búsqueda cuando abra el documento y utilizar teclas de acceso rápido para ir a todas las ocurrencias que se encuentren en éste. Si desea ver el documento original, podrá ver también las demás versiones del documento (en imágenes, texto, Word, etc.).

Durante el proceso de selección de un empleado, una empresa recibe numerosas hojas de vida. Si la empresa busca una serie de capacidades concretas, deberá poder buscarlas en todos los currículos. Con OnBase, la empresa podría explorar las hojas de vida e importarlas con el módulo de Digitalización de Documentos OnBase. A continuación podría aplicar el OCR a las hojas de vida y enviar la versión de texto al repositorio de texto completo. También podría almacenar las hojas de vida enviadas por correo electrónico que estuviesen aún en su formato original (por ejemplo, Microsoft Word).Una vez en el repositorio de texto completo, el usuario podría buscar las palabras y frases relacionadas con la serie de capacidades que desee. Por ejemplo, si la empresa necesitase un ingeniero químico, buscaría dicha frase en todo el repositorio de texto completo. En pocos segundos aparecería una lista con las hojas de vida en los que se encontrase dicha frase. Si necesitaran un ingeniero químico que viviese en California, podrían realizar una búsqueda por "ingeniero químico" cerca "California" y obtendrían una lista de currículos que coincidieran con la búsqueda. La empresa reduciría considerablemente el tiempo empleado en buscar una serie de capacidades en un conjunto de hojas de vida, de días a segundos.

Funciones principales