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Firmas Electrónicas OnBase estampa firmas electrónicas protegidas mediante contraseña a documentos con registro de fecha y hora para evitar la alteración o firma fraudulenta de documentos, así como para tener los documentos organizados electrónicamente.

Aplicación

El sistema de firma electrónica, que emplea tecnología basada en la tecnología de firmas de Approvelt de Silanis, es el equivalente electrónico de la pluma en el papel, pues tiene el propósito de responsabilizarse del contenido de un documento. Si un documento está firmado electrónicamente, Firmas Electrónicas OnBase agrega al documento información relacionada con la aprobación, con lo que crea un vínculo entre la firma y el contenido del documento. La firma incluye datos como la fecha y hora en que se firmó el documento, la firma propiamente dicha de la persona que firma (prueba física de que se firmó electrónicamente), la firma digital y el certificado digital.

Para poder firmar electrónicamente, lo primero que hay que hacer es capturar la imagen de la firma con un escáner u otro dispositivo digitalizador. Una vez creada la firma de un usuario, se le asigna una contraseña, de manera que nadie más pueda estampar su firma en un documento manteniendo la integridad del sistema.

Funciones principales

• Facilitar los procesos comerciales sin tener que transformar la empresa.
  
  
• Aumentar la productividad y el aprovechamiento del tiempo.
  
  
• Mantener la seguridad y control.
  
  
• Reducir el papel y las copias.
  
  
• Aumentar la ventaja frente a la competitividad.
  
  
• Asegurar el cumplimiento de las leyes y normas.