Distribución digital

OnBase ofrece una serie de módulos para llevar a cabo casi cualquier tipo de distribución electrónica de documentos, en lugar de simplemente mantenerlos almacenados, ya sea mediante impresión, fax, correo electrónico, CD o publicación en la Web.

Algunos de estos módulos están diseñados específicamente para ser utilizados en forma conjunta, con el propósito de optimizar el modo en que las organizaciones comerciales o las instituciones financieras distribuyen sus facturas, estados de cuenta y extractos. OnBase Image Statements (Estados de Cuenta) crea automáticamente "estados de cuenta o reportes compuestos", asociando un documento principal (ej: Comprobante Contable de Pago) con sus respectivos documentos soporte o secundarios (Facturas de proveedor pagadas correspondientes al comprobante contable). Este módulo incluye opciones para personalizar el formato del reporte o estado de cuenta tanto en los documentos primarios como en los secundarios (fuentes, encabezados, convenciones para títulos y selección de rangos), presentar varios documentos secundarios en una única página (etiquetas, cheques, recibos de embalaje y depósitos bancarios) y además cambiar rápida y fácilmente el formato de los estados de cuenta o reportes dependiendo del tipo de cliente.

OnBase Document Distribution (Distribución de Documentos OnBase) amplía las capacidades del módulo OnBase Image Statements permitiendo la distribución y entrega automática de los documentos en forma electrónica. El modulo Document Distribution entrega los documentos directamente a los destinatarios finales, eliminando los costos derivados del envío físico, la impresión y el papel. Dependiendo del perfil del destinatario OnBase puede entregar los documentos o estados de cuenta en formato PDF, RTF o TIFF enviándolos por correo electrónico o publicándolos en la WEB para que los usuarios los descarguen. También se provee la opción de adjuntar a los documentos, de una forma personalizada, cartas o cubiertas, mensajes de correo electrónicos o cualquier tipo de información publicitaria.

OnBase también ofrece la posibilidad de administrar la retención y el descarte de documentos almacenados en el sistema electrónicamente por medio de OnBase Document Retention (Retención de Documentos OnBase). Este módulo administra la remoción de documentos del sistema conforme a reglas establecidas en el sistema OnBase o en aplicaciones externas.