Se proporcionan potentes herramientas para recuperar los datos almacenados de forma rápida y precisa. Cliente OnBase ofrece varios métodos de búsqueda, entre los que se encuentran:

El cuadro de diálogo de recuperación de documentos (Document Retrieval). Este cuadro de diálogo constituye una forma sencilla y eficaz de visualizar cualquier documento almacenado en OnBase. El usuario podrá recuperar el documento que desee sin ningún esfuerzo. Mediante la utilización de palabras clave, el usuario podrá localizar los documentos en cuestión de segundos. Las palabras clave y las fechas se pueden utilizar como filtros para los documentos que no estén relacionados. Las consultas le permitirán restringir las búsquedas por grupo de tipos de documento, tipo de documento, fecha y palabras clave.

La función de referencias cruzadas (Cross-Referencing). Esta función constituye un importante método de recuperación que permite al usuario hacer doble clic en un documento abierto e inmediatamente recuperar documentos relacionados, independientemente del tipo o formato de estos. Los vínculos que se establecen entre los distintos tipos de documentos para las referencias cruzadas se pueden crear con sólo "apunte y clic" sin necesidad de programación adicional. Por ejemplo, para localizar y visualizar la copia digitalizada de un recibo relacionado con uno de los elementos de un informe de gastos, el usuario sólo tendrá que hacer doble clic en la línea del informe en la que se enumere dicho gasto.

La función de recuperación por Consultas Personalizadas (Custom Query). Esta función mejora la seguridad a través de la creación de plantillas individuales para búsquedas específicas y frecuentes. Las consultas personalizadas definidas por el usuario constituyen un modo más rápido y directo de buscar un elemento concreto. Para facilitar su uso y ofrecer una mayor seguridad, OnBase se puede configurar para que cuando los usuarios inicien el sistema, tan sólo se muestre la función de Consulta Personalizada. Si se configura una estación de trabajo de esta manera, el usuario sólo podrá ver consultas específicas, no teniendo conocimiento de ninguna otra información del sistema OnBase ni acceso a dicha información.

La función de búsqueda de texto (Text Searching). Esta función permite localizar documentos COLD y otros documentos de texto que contengan una determinada cadena de texto. OnBase busca los archivos de datos COLD en formato comprimido, lo que permite acelerar el proceso de búsqueda. La búsqueda se realiza en la ubicación en la que se encuentran almacenados los datos, de forma que no es necesario que OnBase envíe todos los datos a la estación de trabajo para completar la búsqueda, lo que supondrá un ahorro de tiempo y una disminución del tráfico de red. Si se combinan las búsquedas de texto y palabras clave, podrá restringir los resultados de la búsqueda aún más.

La función de indización de texto completo (Full-Text Indexing). Esta función utiliza Microsoft Index Server para realizar búsquedas avanzadas en archivos COLD, texto sin formato, Microsoft Word, PDF y archivos de otras aplicaciones. Microsoft Index Server crea un índice del documento completo y almacena los datos en un catálogo. El catálogo es una representación de todas las palabras en cada documento. Es posible realizar búsquedas por proximidad, booleanas, aproximadas y otras funciones de consulta avanzada, ya que el texto aparece representado en el catálogo. Esta representación del texto permite que las búsquedas por indexación de texto completo sean más rápidas que las búsquedas de texto.

La función de organización de archivos en carpetas (File Foldering). Esta función se puede personalizar para adaptarse a las necesidades del usuario. El funcionamiento de este método de búsqueda es muy similar al del Explorador de Windows. Consiste en una ventana en la que se indica el tipo de carpeta, todos los contenedores de archivos disponibles y todas las carpetas ubicadas dentro de la carpeta seleccionada. Para facilitar el desplazamiento, es posible hacer doble clic en una carpeta para ver el siguiente directorio o presionar la tecla de retroceso para desplazarse a un directorio de un nivel superior.

La función de búsqueda de notas (Note Search). Esta función realiza una búsqueda de todos los documentos que contengan notas con texto introducido por el usuario. Si OnBase encuentra documentos con notas, texto resaltado o cualquier otro tipo de anotación que coincida con la búsqueda, se generará una lista de los mismos en una ventana independiente. El usuario también puede restringir la búsqueda a determinados tipos de notas, seleccionándolos en la lista desplegable de tipos de notas.

Las macros de VB (VB Scripts). El usuario puede crear este tipo de macros en el módulo de configuración y ejecutarlas en el Cliente. Las macros de VB son herramientas muy potentes que se pueden ejecutar mientras un documento se encuentra abierto. El usuario es el encargado de definir estas herramientas por completo, pudiendo ampliar sus capacidades de forma ilimitada.

La función de búsqueda de números de identificación (Document Handle Search). Esta función permite recuperar un documento mediante su número de identificación principal en la base de datos de OnBase. Esta función resulta de gran utilidad para la administración y solución de problemas.

La función de búsqueda de nombres de documentos (Document Name Search). Este método de búsqueda funciona del mismo modo que la función Document Handle Search, siendo el objeto de búsqueda en este caso el nombre del documento.
Las propiedades de los documentos constituyen una herramienta de diagnóstico práctica. Le proporcionan al administrador del sistema la información específica acerca de cómo, cuándo y dónde se almacenó un archivo en OnBase, así como el historial de un documento.

La mejora de documentos es total. Una vez recuperado el documento, el usuario podrá realizar tareas como anotar, resaltar, crear notas o revisar en los documentos. Si el usuario cuenta con la autorización pertinente, también podrá agregar o modificar palabras clave, volver a crear índices, mover de ubicación o eliminar documentos.

Los usuarios de OnBase pueden aprobar digitalmente documentos de Word, COLD o imágenes, así como formularios electrónicos mediante una firma electrónica. Para ello, OnBase utiliza ApproveIt Software de Silanis Technology (http://www.silanis.com). Una vez firmado el documento, ApproveIt se asegurará que no sea posible alterarlo. El usuario podrá comprobar la validez de un documento haciendo doble clic en 'firma' en la línea de estatus del documento. Si el documento no ha sido alterado, el color del cuadro de diálogo de la firma cambiará a verde. Si el documento ha sufrido algún tipo de cambio, el color del fondo cambiará a rojo y aparecerá un mensaje de advertencia. Esto resulta especialmente útil en el sector bancario, donde los préstamos deben firmarse para su aprobación. De esta forma se garantiza que la persona adecuada ha firmado el documento y que nadie lo ha alterado.

El usuario puede imprimir cualquier documento, grupo de documentos, páginas o selección de texto. Los trabajos de impresión pueden contener uno o varios documentos. Algunos documentos también se pueden configurar para que se impriman como extractos completos. Del mismo modo, es posible imprimir las asignaciones de teclas, las entradas de autotexto, los estilos, los comentarios y las propiedades de un documento. El usuario dispondrá además de una función de zoom que le permitirá imprimir hasta un máximo de 16 páginas de un documento en una sola hoja de papel.

Las opciones de ventana, usuario y estación de trabajo personalizables le permitirán al usuario personalizar OnBase para que se adapte a sus necesidades.